Tener un correo electrónico para promocionar de forma correcta tu empresa no es cualquier broma. A no ser que seas un entendido del tema, seguramente no te habías planteado el hecho de si tenías que elegir un correo electrónico gratuito o de pago,que ventajas o desventajas tendría cada uno.
A continuación se va a explicar que es un correo electrónico profesional, dado que dista mucho del correo electrónico gratuito el cual es tan usado actualmente y puede llevar a confusión.Todo el mundo hoy en día conoce lo que es un correo electrónico convencional , por consiguiente sabe usarlo y manejarlo correctamente. Este tipo de correos electrónicos son gratuitos y se usan a través de una plataforma como Gmail, Hotmail…pero los correos profesionales son muy distintos a los gratuitos, pues tienen una serie de ventajas y propiedades las cuales los correos gratuitos no cumplen o simplemente es muy difícil que las cumplan y que se puedan aprovechar.
En primer lugar, es conveniente saber diferenciar entre los tipos de correo que hay gratuitos y los correos electrónicos de pago. Además es muy importante conocer las ventajas que presentan los correos profesionales, así como los tipos de cliente de correo que soportan estos correos profesionales. También es fundamental en este tema de los correos los tipos de webmail que soportan, así como su configuración y demás. Todo esto se explicará a continuación punto por punto para que al final no se te escape ni el más mínimo detalle en el tema y puedas tener a tu disposición una guía bastante completa sobre los correos electrónicos profesionales.
¿Qué es el correo electrónico profesional?
Para poder entender todo lo que concierne al tema que nos atañe, es conveniente empezar respondiendo la siguiente pregunta ¿qué es un correo electrónico profesional? Bueno, probablemente a estas alturas seguramente ya sepas que es un correo electrónico profesional, pero su definición más técnica dice: “Un correo electrónico profesional es un servicio de red, el cual permite a los usuarios enviar y recibir mensajes”, podría decirse que la definición es bastante próxima a lo que cualquier persona contestaría al respecto.
Hoy en día a pesar de que existen otras formas de mensajería instantánea como puede ser el caso de la aplicación mundialmente conocida como Wattsapps, Telegram demás aplicaciones, el correo electrónico sigue siendo la forma más habitual de comunicación entre empresas y clientes, ya que es una forma muy sencilla de comunicarse, dado que permite interactuar con otra persona u empresa, de tal forma que no es necesario que el emisario y el receptor tengan que estar activos de forma simultánea, cuando pueda cada uno responde a cada pregunta que se hace, y es bastante sencillo, precisamente por este motivo todo el mundo conoce su funcionamiento, además no debe olvidarse que este tipo de mensajería (emails) pueden usarse gratuitamente, pues se permite el uso a cualquier tipo de persona en cualquier parte del mundo y lo mejor de todo es que ya no se usan exclusivamente para mandar mensajes de texto sino que hoy en día se usan para mandar ficheros de imagen y videos.
La diferencia que hay en el correo electrónico profesional y uno gratuito es básicamente que podemos crear un correo “@nuestrodominio.com o @nuestrodominio.es” (según la extensión que sea) y va a ser totalmente personalizado, esto queda muy bien en las tarjetas de empresa ya que al ofrecerlas los demás pueden apreciar que en nuestra empresa se cuida hasta el más mínimo detalle, pues esto significa que al menos hemos invertido un poco en nuestro negocio dando una imagen seria de cara a nuestros clientes.
¿Tipos de correos gratuitos?
Los correos electrónicos gratuitos como son el caso de Yahoo, Hotmail, Msn, Gmail…están muy bien en cuanto a uso particular, más que nada porque hoy en dia como todos los móviles prácticamente te obligan a usar un gestor de este tipo de correo, especialmente si usamos android el cual todo su sistema operativo necesita una cuenta de Google para trabajar,la cual estará asociada a una cuenta correo electrónico, en este caso de Gmail.
Todo esto está muy bien a nivel particular, pues es muy cómodo y sobretodo muy sencillo pero cuando trabajamos con una empresa necesitamos un soporte adicional con una serie de características que trabajando con un correo gratuito no tendremos nunca.
Ventajas de los correos de pago
Antes de enumerar las distintas ventajas que tiene trabajar con un correo profesional, conviene aclarar que es una afirmación incorrecta el decir correo de pago, porque realmente cuando contratamos cualquier hosting a no ser que solamente tengamos contratado el dominio del correo electrónico, los hosting ya incluyen el servicio de correo electrónico sin ningún coste adicional. Por lo tanto, hay que decir “de pago” entre comillas ya que es posible que lo tengas gratis. En todos nuestros planes de hosting, se incluyen cuentas de correo electrónico.
A continuación se enumeran las distintas ventajas que cualquier persona encontrará al usar los correos profesionales o “de pago”:
– Puedes crear un correo electrónico personalizado: Esta cualidad es muy importante ya que tienes la oportunidad de customizar la dirección de tu correo hasta el más mínimo detalle, quedando de esta forma: [email protected]. Esta es una de las principales ventajas que se han comentado antes porque por imagen, en las empresas simplemente es mejor no dar un correo de gmail, ya que queda mal el decir un correo de gmail pues pueden pensar que ni siquiera inviertes lo más mínimo en la empresa como para tener un correo electrónico propio, es como ni siquiera dar tarjetas o ni siquiera hacer un folleto. Se podría decir que esto es lo mínimo que tienes que tener, un poquito de imagen, un poquito de seriedad y usar como mínimo un dominio para tener tu correo electrónico personalizado, ya que seguramente el que tengas con gmail sea muy extenso que además ni se identifica contigo ni con tu empresa.
– Tienes soporte y ayuda incluido . Esto es una de las ventajas principales, es decir, cuando trabajamos en una empresa necesitamos que el correo electrónico funcione correctamente en todo momento y siempre van a surgir o pueden surgir algún tipo de complicaciones y el hecho de tener ayuda va a compensar el tener un correo electrónico de pago en vez del correo gratuito en el cual no tienes ayuda. Por este motivo, al final sacarás cuentas y por poco que te cueste de más tener un correo profesional el cual te pueda resolver cualquier problema lo valorarás mucho de cara a la salud de tu empresa.
– El correo profesional va incluido en tu hosting. Como se ha comentado, dentro del hosting ya tienes este servicio de correo de pago o profesional, pues al final es de pago pero realmente es un plus más que va dentro de tu servicio, siempre y cuando no hayas contratado solamente el correo electrónico y no el hosting. Nosotros tenemos clientes que han querido un producto específico de estas características, en el cual sólo tienen correo electrónico y dominio, es decir, sin hosting, esto es interesante a tener en cuenta para las empresas que no tienen ni siquiera presencia en internet, pero que por lo menos quieren dar esa seriedad de imagen o quieren tener un correo electrónico con el nombre de su marca.
– Es compatible con todos los clientes de correo e incluso puedes gestionarlo si te es más cómodo en Gmail y Hotmail. En nuestro caso, puedes usar el correo electrónico de profesional hosting con el “thunderbird” o con “Outlook” con un sinfín de clientes de correo electrónico, los cuales se suelen usar en los ordenadores, además si te es más cómodo porque hay gente que prefiere tener todo automatizado en un mismo sitio o llevar el correo en el móvil, como por ejemplo a través de gmail para tener todo unificado, puedes añadir dentro de gmail la cuenta de correo electrónico profesional para gestionar todos los correos electrónicos tanto personales como de empresas del mismo sitio, es decir, es compatible al final con cualquier tipo de modalidad de forma de trabajar.
– Se puede gestionar desde un WebMail. Esto no es más que poder entrar al correo electrónico sin necesidad de configurar nada en ningún sitio, ya que desde cualquier parte del mundo usando una plataforma webmail, ya que el webmail no es más que una especie de gestor de correo vía online con el cual simplemente metiendo tu email o tu contraseña accedes al correo y puedes enviar y recibir, es decir, puedes hacer prácticamente las mismas funcionalidades desde cualquier parte del mundo. Para que te hagas una idea, un webmail es como la parte de gmail que gestionar el correo electrónico.
– Sabes dónde están tus email y tus datos. Esta cualidad de los correos profesionales podría decirse que es de las más importantes ya que aunque no lo creamos, por correo manejamos siempre información confidencial o información por así decirlo privada y es importante saber dónde están estos datos, dado que si tienes tus datos en servicios de estos gratuitos, en un principio sabes que están en la nube pero dónde está esa nube? En España? En francia? En EEUU? Realmente no lo sabes en qué lugar estás almacenando tus datos ni la información que intercambias con tus clientes ya sea confidencial o no. Por este motivo es tan importante esta cualidad de los correos profesionales.
Ahora que se han explicado las ventajas que tiene usar un correo electrónico de pago o profesional y ha quedado todo niquelado, se va a explicar los protocolos en más detalle para que así toda la información case sin problemas.
Protocolos
Cuando recibimos un correo electrónico, en algún momento entraremos en la plataforma para visualizar dicho correo, pues bien, esta acción de visualizar el correo recibido, funciona bajo dos protocolos principalmente, el protocolo POP3 y el protocolo IMAP. Para entender mejor los protocolos se explicará brevemente las diferencias que hay entre ambos.
Primero aclarar que hay una acción que queda exenta de estos dos protocolos y es cuando realizamos un envío de correo electrónico, ya que siempre va por el protocolo SMTP, el cual es único y esto de momento no se puede alterar, ni tampoco hay ninguna diferencia en usar otros protocolos ya que de momento no existe ninguno adicional o no se suele usar otro distinto para este fin.
La principal diferencia entre el protocolo POP3 y el protocolo IMAP es que en el protocolo POP3 para que el correo llegue al usuario primero debe ser enviado por el remitente, a continuación lo recibe tu servidor, que en este caso es el servidor de profesional hosting y se queda almacenado en el servidor de profesional hosting (almacenamiento temporal) hasta que el usuario llega a un ordenador y se descarga todo el correo que está pendiente de entregar. Una vez se ha descargado todos los correos en el ordenador, se borrarán del servidor (almacenamiento temporal) y ya no estarán disponibles estos correos electrónicos en el servidor.
Por otro lado, el protocolo IMAP, se diferencia del POP3 en que el correo cuando lo manda el remitente y llega a nuestro servidor (almacenamiento de correo) para ser almacenado, puede ser descargado por múltiples dispositivos, es decir, permite sincronizar muchos dispositivos con la misma cuenta de correo electrónico, ya que el correo esta en el servidor (almacenamiento de correo). Además una peculiaridad de este protocolo es que una vez se recibe un correo, este correo electrónico no se borra del servidor aunque lo recibas en un móvil, tablet o pc, aun recibiendo y abriéndolo en distintos dispositivos el correo sigue estando en el servidor.
Hoy en día el protocolo que más se usa es el IMAP, pero cuidado, ya que tiene un problema bastante importante ya que si alguien que está visualizando un correo por ejemplo el usuario de la tablet que se mencionaba, sin darse cuenta borra por error dicho correo electrónico, este correo desaparecerá instantáneamente del almacenamiento del servidor por lo que no lo tendremos disponible a partir de ese momento. El problema es que los usuarios no suelen hacer copias de seguridad de lo que hay en el almacenamiento de correo y si por algún motivo hay un error en el cual se borra información, esto implicaría una pérdida de todos los correos electrónicos o bien que un programa de cualquier dispositivo provoque una sincronización incorrecta y borre todos los correos electrónicos, a fin de cuentas el resultado sería el mismo y significaría que perderíamos todos los correos y la información que hay hasta la fecha.
Una recomendación para evitar esto, es decir, perder las direcciones de correos electrónicos así como información valiosa que puedan contener dichos correos, es usar los dos protocolos, es decir, el POP3 y el IMAP, una mezcla de ellos. Una forma de usar esta combinación híbrida de protocolos es la siguiente: en los dispositivos electrónicos portátiles tipo móvil, ordenador o tableta usar el protocolo IMAP y que en los dispositivos importantes como puede ser en el ordenador de la oficina se use una configuración POP3.
Esto forma de trabajar con ambos protocolos, se hace para evitar problemas ya que desde los dispositivos móviles por lo general, se va a visualizar sólo los correos más recientes, dado que los antiguos suelen tener menos importancia en este tipo de dispositivos, de esta manera, los correos electrónicos además de llegar al IMAP (dispositivos moviles) llegarán también a los dispositivos configurados con POP3 (dispositivos más importantes, como el ordenador de oficina) el cual hará una copia de seguridad evitando que desde el dispositivo móvil se pueda borrar información valiosa. Independientemente de que se hagan copias de seguridad o de que no se hagan dichas copias de seguridad, los correos se pueden gestionar sin problemas desde el almacenamiento que hay con el protocolo POP3.
Ahora bien, para que este híbrido funcione, es muy importante tener en cuenta que al configurar el protocolo POP3 en el ordenador que va a almacenar la información, se debe seleccionar una casilla muy importante:
Esta casilla que seleccionaremos para que la combinación híbrida trabaje correctamente, tiene la única y exclusiva función de no borrar los correos del servidor en un plazo determinado que se elegirá según criterios personales, por ejemplo, 30 días.
Webmails
Ahora toca hablar de los webmails. En profesional hosting se trabaja principalmente con dos webmails, estos son roundcube y horde.
Todo esto de los webmails, se usa principalmente para poder manejar de manera sencilla el tema de los correos, pues de esta manera tan sólo necesitas establecer tu email y tu contraseña al entrar en una interfaz web, una vez ahí podemos enviar correos electrónicos, crear contactos, recibir correos electrónicos, marcar que correos electrónicos son spam… es decir, se puede hacer básicamente lo mismo que los clientes de correo. El problema reside en que esta forma de trabajar no es la más práctica, por este motivo es por el cual se usan los clientes de correo y no los webmails.
Clientes de correo
Los clientes de correo no son otra cosa que programas que facilitan la vida en gran medida a la hora de gestionar el correo electrónico, hacen todo el proceso mucho más fácil y más sencillo.
Los clientes de correo más conocidos son los de Windows mail y los de Outlook
Cabe decir que el Windows Mail se incluye actualmente en Windows 10, dado que antes se ponía como cliente de correo el auto express para Windows Xp.
Otro cliente de correo es el Thunderbird, el cual por cierto es muy potente, tiene muchas ventajas entre las cuales se puede mencionar la facilidad de personalización, pero sin duda alguna la mejor cualidad de todas es que es gratuito y está disponible en cualquier tipo de plataforma, se puede decir que es compatible con todas las plataformas, no como es el caso de Outlook ya que no lo puedes instalar en Linux por ejemplo.
Y por ultimo esta el cliente de correo para mac, el iOS X, el cual no es más que otro programa más dentro de los que existen, siendo nativo de la marca Mac.
Pues esto es todo, este es el “manual” de ¿qué es el correo electrónico?, se ha intentado explicar con detalle las ventajas y desventajas de usar un correo electrónico profesional, también hemos explicado los distintos servicios de correo electrónico gratuito que hay, además hemos explicado cuáles son los webmail que usa profesional hosting, las diferencias que hay entre unos protocolos y otros y por último pero no menos importante se ha explicado cuales son los distintos tipos de correo electrónico más usados, obviamente hay más que los mencionados pero estos son los que más se usan en internet. Esperamos que toda esta información os ayude en gran medida cuando os surja una duda relacionado con los correos electrónicos profesionales.